Mục lục trên trang này
Ngày nay, cùng với công nghệ mạng ngày càng phát triển. Việc sử dụng hóa đơn điện tử đang dần được thay thế cho hóa đơn giấy ở các doanh nghiệp. Tuy nhiên, đôi lúc nhân viên kế toán sẽ có một vài sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn. Cho nên, các doanh nghiệp bắt buộc phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành.
Vậy, làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử đã phát hành cho đúng cách?. Phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trong những trường hợp như thế nào?. Trong bài viết dưới đây, mucindaitin.com sẽ trả lời mọi thắc mắc cho bạn.
>>Tham khảo thêm bài viết khác:
- Hóa đơn chuyển đổi là gì? – Những lưu ý khi chuyển đổi
- Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất hiện nay
- Top các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín nhất hiện nay
- Cách tra cứu hóa đơn tiền điện đơn giản và nhanh chóng
- Hướng dẫn 4 cách tra cứu hóa đơn tiền nước online đơn giản nhất
- Cách sửa lỗi dính chữ trong word cho mọi phiên bản office word
- Hướng dẫn cách ngắt trang trong word đơn giản
Các trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành.
Điều đầu tiên trước khi bạn muốn tìm hiểu các trường hợp cần phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Thì bạn nhất định phải hiểu khái niệm của hủy hóa đơn điện tử là gì?. Các bạn có biết rằng hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai khái niệm khác nhau không?. Bạn nên phân biệt được điều đó để tránh xảy ra nhầm lẫn nhé.
Vậy hủy hóa đơn là gì? Là xử lý cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Còn tiêu hủy hóa đơn là làm cho mọi người không thể truy cập hoặc tham chiếu các thông tin trong hóa đơn đó.
Theo quy định, căn cứ vào Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC. Các trường hợp bắt buộc phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như sau:
Trường hợp 1:
Nếu hóa đơn điện tử đã được lập và giao cho người mua. Nhưng vẫn chưa chuyển hàng hóa cho người mua mà đã phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn gặp phải một số vấn đề thì:
- Thì theo Thông tư 39/2014/TT/BTC. Cả hai bên người bán và người mua phải lập biên bản để thu hồi lại các liên số của hóa đơn bị lập sai
- Biên bản này phải bao gồm đầy đủ lí do phải thu hồi hóa đơn. Lúc này, người bán sẽ gạch chéo đi các liên số, lưu giư số mà hóa đơn đã lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Trường hợp 2:
Nếu hóa đơn điện tử đã được lập và hàng hóa cũng đã được giao đến cho người mua. Tuy nhiên người mua vẫn chưa hoặc không kê khai thuế thì:
- Theo Thông tư 39/2014/TT/BTC cả hai bên người bán và người mua đều phải lập biên bản hoặc cả hai đồng ý thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ ràng sự sai sót. Bên cạnh đó người bán cũng phải lập hóa đơn để điều chỉnh sai sót.
- Người bán phải ghi rõ hóa đơn cần điều chỉnh sự (tăng hay giảm) của giá thành sản phẩm, số lượng của hang hóa, thuế suất thuế giá trị gia tăng (tỉ lệ %), …và giá trị gia tang của tiền thuế cho hóa đơn số, …kí hiệu. Từ đó, căn cứ vào bản hóa đơn điều chỉnh đó mà người bán và người mua thỏa thuận kệ khai lại rõ ràng. Về doanh số mua, bán, thuế đầu ra và thuế đầu vào. Bạn nên lưu ý, trong bản hóa đơn điều chỉnh không được ghi bất kì số âm nào (-)
Trường hợp 3:
Đối với trường hợp này đều không phải sai sót từ hai bên người bán và người mua. Mà là đến từ cơ quan thuế đã nhầm lẫn trong việc cấp mã cho hóa đơn điện tử dẫn đến việc bị sai sót.
- Cơ quan thuế sẽ sử dụng nghị định 119/2018/NĐ-CP. Để thông báo cho người bán về việc xảy ra sai xót và yêu cầu kiểm tra lại
- Từ khi nhận được thông báo của cơ quan thuế (trong 2 ngày). Thì người bán phải thông báo lại cho cơ quan thuế. Về việc hủy hóa đơn điện tử bị sai sót bằng nghị định 119/2018/NĐ-CP, mẫu số 04.
- Nếu trong thời gian quy định (2 ngày kể từ khi nhận được thông báo. Mà người bán vẫn chưa phản hồi lại cho cơ quan thuế. Thì người bán vẫn sẽ tiếp tục nhận được thông báo điều chỉnh hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế.
Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Sau khi các bạn đã xác định được trường hợp mà mình gặp phải. Thì đã đến nỗi băn khoăn tiếp theo chính là cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào cho đúng?. Các bạn đừng lo lắng, mucindaitin.com sẽ giải quyết nỗi phiền muộn của bạn ngay bên dưới đây:
Hủy hóa đơn điện tử phát hành bằng phần mềm E-invoice
E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp do công ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn phát hành. Và đã được Tổng Cục Thuế thẩm định năm 2011. Sự ra đời của phần mềm E-invoice là để hỗ trợ cho các nhân viên Kế toán. Để có thể hoàn thành công việc một cách thuận tiện và nhanh chóng hơn.
E-invoice không chỉ sở hữu nhiều tính năng vượt trội. Mà còn có thể đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản. Ngoài ra, việc có thể tạo lập được hóa đơn ở mọi nơi. Thì các bạn nhân viên Kế toán còn có thể xử lí nhanh chóng các vấn đề phát sinh đột ngột liên quan tới hóa đơn điện tử một cách dễ dàng.
Trường hợp cần phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành bị sai sót thì các bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Bạn cần phải tiến hành lập Biên bản hủy bỏ hóa đơn bị sai sót.
Trong nội dung của biên bản hủy bỏ này cần phải ghi đầy đủ, rõ ràng các nội dung bị sai và nội dung bạn muốn điều chỉnh lại. Tuy nhiên, bạn không thể quên một điều quan trọng là cần phải có chữ kí và đóng dấu của cả hai bên người mua và người bán.
Bước 2: Bước tiếp theo, bạn truy cập vào hệ thống phần mềm e-invoice. Để tiến hành thực hiện thao tác hủy bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành.
Việc hủy bỏ hóa đơn sẽ được thực hiện ngay trện phần mềm e-invoice mà doanh nghiệp đang sử dụng. Trước hết, bạn cần đăng nhập vào hệ thống e-invoice để có thể khai báo thông tin “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
Trong bước này, bạn vào phần mềm, bạn tìm mục “sử dụng hóa đơn”, sau đó chọn “danh sách hủy hóa đơn điện tử”. Tại đây, bạn có thể tìm hóa đơn bị sai sót và thực hiện hủy chúng. Nếu muốn thực hiện nhanh hơn thì bạn click chuột vào ô “tìm kiếm”.
Sau đó, bạn hãy lưu file xml lại để nộp cho cơ quan thuế. Tiếp theo sau đó, khi thực hiện xong việc nộp hồ sơ “thông báo hủy hóa đơn” cho cơ quan thuế nếu bạn muốn theo dõi và kiểm soát hóa đơn một cách dễ dàng thì bạn nên để hóa đơn đã hủy trong trạng thái đã nộp.
Bước 3: Xử lí hóa đơn cần phải hủy
Các bạn mở mục “danh sách hóa đơn điện tử” mà mình đã nhắc đến ở bước 2, mở phần hóa đơn có thông tin bị sai rồi chọn mục “xử lí hóa đơn”.
Bạn sẽ thấy hiện lên một cái bảng gồm ba mục “xóa bỏ, thay thế, điều chỉnh”, nếu bạn muốn hủy hóa đơn thì bạn chọn mục “xóa bỏ”. Sau đó, nhập rõ ràng lí do và chọn “ngày, tháng, năm” xóa bỏ và ô “ngày xóa bỏ”. Bạn chọn “xử lí” là xong
Bước 4: Bước cuối cùng là lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm e-invoice.
Nếu bạn đã thực hiện đúng hai bước trên. Để hoàn tất được việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Thì cần một bản hóa đơn mới để thay thể cho hóa đơn đã bị hủy. Hóa đơn thay thế phải được lập đúng theo quy định của pháp luật. Ví dụ như, luôn luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế số…, kí hiệu, …, ngày…tháng…năm…”
Đối với bước này, nếu muốn thay thế bằng một bản hóa đơn mới thì bạn chỉ cần thực hiện giống bước 3. Bạn sẽ click chuột qua ô tròn “thay thế”.
Hoặc ô “điều chỉnh” nếu bạn muốn điều chỉnh nhé.
Cuối cùng chọn vào ô “xử lý”. Tiếp sau đó, trên màn hình sẽ hiển thị bản hóa đơn được thay thế. Hoặc mọi thông tin gốc sẽ tự động được đưa sang bản hóa đơn điều chỉnh. Lúc này, nhân viên Kế toán sẽ sửa đổi các nội dung bị sai sót trên hóa đơn, chẳng hạn nư dịch vụ hàng hóa, số lượng sản phẩm, …
Sau khi bạn hoàn thành chỉnh sửa, thì bạn tiếp tục chọn “Ghi” và thực hiện thao tác xuất hóa đơn và kí số như mọi hóa đơn bình thường. Xong, bạn chỉ cần chờ vài giây để trên màn hình xuất hiện dòng chữ “Tạo hóa đơn mới thành công”
Dùng phần mềm Misa Meinvoice để điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Phần mềm Misa meinvoice đã được chứng nhận kết nối thành công với cơ quan thuế. Là phần mềm có thể đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC và thông tư 68/2019/TT/TBC.
Phần mềm Meinvoice của hãng Misa là phần mềm được tạo ra để giúp cho người dùng có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh. Hoặc hủy bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành. Bằng bản biểu mẫu đã được cài đặt sặn trong hệ thống và gửi cho khách hàng một cách nhanh chóng.
Dưới đây là hướng dẫn các bước bạn cần thực hiện:
Bước 1: Vào phần mềm Misa meinvoice và đăng nhập, dùng tab “xử lí hóa đơn”.
- Đầu tiên, bạn phải lập biên bản khi muốn hủy hóa đơn.
- Tiếp theo, chọn mục “xử lí hóa đơn”, khi đó sẽ xuất hiện ba mục cho bạn lựa chọn “xóa bỏ hóa đơn, thay thế hóa đơn,điều chỉnh hóa đơn”. Nếu bạn muốn xóa bỏ hóa đơn thì nhấn chuột chọn vào mục đó.
Bước 2: Tiếp sau đó, bạn sẽ thấy một bảng mới hiện lên, chọn mục “lập biên bản hủy hóa đơn”
Bước 3: Bạn tìm hóa đơn cần hủy bỏ để lập biên bản.
Phải thiết lập điều kiện thì mới có thể tìm kiếm hóa đơn cần để lập biên bản hủy bỏ.
Sau đó, bạn chọn hóa đơn cần lập biên bản và nhấn “đồng ý”.
Bước 4: Bước cuối cùng, bạn sẽ khai báo đầy đủ thông tin trên biên bản hủy hóa đơn.
Bạn sẽ điền đầy đủ thông tin trong “biên bản hủy hóa đơn”
Ở phần này, bạn nên lưu ý:
- Tên email, tên người nhận: Phải lấy theo thông tin của người mua hàng và email đã điền trên hóa đơn. Tuy nhiên, nếu cần bạn vãn có thể thay đổi được những thông tin này.
- Nếu người mua muốn nhận thông báo qua SMS thì phải thiết lập dịch vụ SMS.
- Để kí biên bản hóa đơn cần phải hủy, bạn chọn “kí hiệu điện tử”. Rồi “lưu và gửi” là xong.
Lưu ý khi muốn thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
- Trước khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Thì doanh nghiệp nhất định phải có được sự đồng ý từ cả hai phía người mua và người bán thì mới được phép hủy hóa đơn. Việc hủy hóa đơn điện tử chỉ có hiệu lực trong khoảng thời gian nhất định. Tức là từ khi cả hai bên đã kí thỏa thuận và chấp hành quy định.
- Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn đã bị hủy. Dựa trên thời gian mà pháp luật đã quy định.
Trên đây, là bài viết về “cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành” mà mình đã tổng hợp được. Mong rằng, mình chia sẻ bài viết này. Sẽ giúp cho các bạn thực hiện các thao tác hủy hóa đơn điện tử. Khi xảy ra một số vấn đề một cách nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn. Nếu các bạn có bất kì thắc mắc nào thì hãy liên hệ tới website mucindaitin.com để được giải đáp.