Khi sếp bạn yêu cầu vẽ sơ đồ tổ chức của công ty và gởi lại cho họ sớm nhất có thể. Bạn loay hoay không biết làm như thế nào cho đẹp và nhanh, đáp ứng được yêu cầu của sếp. Bạn hãy yên tâm, mucindaitin.com sẽ hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong word đơn giản và đầy đủ nhất. Các bạn hãy theo dõi bài viết sau đây nhé.
>>Mời bạn xem thêm các bài viết khác:
- Hướng dẫn cách tạo khung trong word đơn giản nhất
- Cách nén file word và giảm dung lượng lưu trữ trong file word
- Hướng dẫn cách chuyển PDF sang Word không lỗi font
- Crack office 365 vĩnh viễn+ Product key active update 2021 free
- Hướng dẫn 3 cách chèn ảnh vào word đơn giản nhất
- Các phím tắt trong Word ai cũng nên biết
- Hướng dẫn xóa bỏ gạch đỏ trong word đơn giản và nhanh chóng
Sơ đồ tổ chức là gì?
Trước khi làm bất cứ một việc gì đó, chúng ta cần tìm hiểu rõ nó. Để khi bắt tay vào thực hiện bạn sẽ làm đúng, một cách chính xác hơn.
Sơ đồ tổ chức hay còn gọi là Flowchart là một biểu đồ dưới dạng các hình hộp khác nhau. Mà nó thể hiện được các tên, vị trí, bộ phận, …Mối quan hệ giữa các chức năng này trong một tổ chức như doanh nghiệp, công ty, …
Tại sao chúng ta phải vẽ sơ đồ trong word
Đơn giản là để cho người xem nắm rõ được các thông tin về cơ cấu tổ chức của công ty, doanh nghiệp. Với các dòng chữ dài loằng ngoằng. Khiến người xem phải đọc từ hết trang mới nắm bắt được thông tin của doanh nghiệp bạn.
Nhìn vào sơ đồ, chúng ta dễ dàng nhận biết được ai đang đảm nhận, phụ trách vị trí gì, thuộc bộ phận nào. Qua đó sẽ biết được thông tin khi chúng ta cần liên lạc.
Thể hiện được rõ công ty, doanh nghiệp bạn có bao nhiêu phòng ban. Thứ tự sắp xếp từ trên xuống tương ứng với vị trí từ cao đến thấp. Vẽ sơ đồ mang tính chất logic cao, cung cấp thông tin đầy đủ rõ ràng hơn chỉ với một sơ đồ.
Hướng dẫn các cách vẽ sơ đồ trong word
Vẽ sơ đồ tổ chức trong word bằng Shapes
Thực hiện cách vẽ sơ đồ
Cách vẽ sơ đồ trong word bằng phương pháp sử dụng Shapes. Các bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Bạn mở file word mà bạn cần vẽ sơ đồ, sau đó trên thanh công cụ. Các bạn nhấn vào tab Insert -> tiếp đến chọn Shapes.
Bước 2: Tại đây, bạn nhấn vào mũi tên hướng xuống. Sẽ thấy rất nhiều kiểu định dạng khác nhau như hình đường thẳng, mũi tên, hình vuông, hình chữ nhật và nhiều hình khác. Để thực hiện vẽ sơ đồ thì bạn chỉ cần sử dụng đường thẳng. Khối hình chữ nhật và đường mũi tên một chiều. Tùy vào mục đích liên quan đến tính chất công việc. Các bạn hãy sử dụng các khối hình khác nhau sao cho phù hợp.
Nếu thêm đường thẳng, mũi tên chúng ta sẽ nhấn chuột vào mục Lines để chọn. Nếu chọn hình chữ nhật, các bạn nhấn vào mục Rectangles để chọn hình chữ nhật. Tham khảo hình bên dưới.
Bước 3: Nếu bạn cần nhiều khối hình chữ nhật. Thì bạn vào bước trên để chọn hình chữ nhật hoặc đơn giản nhất là bạn copy hình vừa mới chọn. Sau đó dán vào một vị trí trống trong trang word.
Lưu ý: Bạn có thể copy 1 lần, và dán một lúc nhiều lần tương ứng với số lượng hình mà bạn cần.
Bước 4: Khi có được nhiều hình chữ nhật, thì chúng ta sẽ sắp xếp chúng sao cho hợp lý. Thể hiện được sơ đồ cấu tạo của công ty mình. Sau đó, các bạn vẽ các hình đường thẳng và mũi tên để chỉ dẫn đến các hình khối khác.
Như vậy, chúng ta đã làm xong bước cơ bản nhất rồi đó. Nếu công ty bạn có nhiều bộ phận, phòng ban hơn, thì bạn chỉ cần copy các hình trên và làm thêm.
Bước 5: Đến bước các bạn chỉ cần điền nội dung vào sơ đồ là xong. Cách thực hiện như sau.
Để thêm text vào các hình trên, bạn nhấn vào từng khối hình, sau đó nhấn chuột phải và chọn Add text, nhập text vào. Mình làm ví dụ như hình bên dưới. Còn các bạn có thể thay đổi theo sơ đồ tổ chức công ty của bạn hiện tại nhé.
Trang trí sơ đồ
Để sơ đồ tổ chức của bạn trông đặc sắc và nổi bật hơn. Các bạn có thể chỉnh sửa cho sơ đồ đẹp hơn bằng những cách như sau:
Bạn nhấn chuột vào hình khối, lúc này trên thanh công cụ sẽ xuất hiện thẻ Format. Sau đó, các bạn có thể chọn những hình dạng tương ứng cho hình khối của mình tại mục Shape styles.
Hoặc các bạn cũng có thể nhấn chuột phải vào hình khối, sau đó chọn Style, cách này sẽ nhanh hơn.
Nếu bạn muốn tạo độ dày cho các đường line hoặc mũi tên, các bạn vào Format, chon Shape layout ->chọn Weight -> chọn nét kẻ đậm hay mỏng tùy thích. Hoặc bạn có thể nhìn vào phía bên trái. Nó cũng hiển thị các nét kẻ dày, mỏng kèm với màu sắc có sẵn.
Để thêm các hiệu ứng tươi mới hơn, các bạn vào Format chọn Shape Effects, tiếp tục chọn mục Preset, tại đây có rất nhiều mẫu cho bạn tha hồ chọn lựa.
Ngoài ra còn có các mục như Shadow (đổ bóng), Reflection (phản xạ), Glow (ánh sáng), 3D rotation (hiệu ứng xoay 3D), …bên phía dưới mục Preset.
Như vậy, chúng ta đã thực hiện xong cách 1 bằng cách vẽ sơ đồ trong word với Shapes. Tuy nhiều bước nhưng nó không quá phức tạp đúng không các bạn.
Vẽ sơ đồ tổ chức trong word bằng SmartArt
Thực hiện cách vẽ sơ đồ
Bước 1: Bạn mở file word mà bạn cần vẽ sơ đồ, sau đó trên thanh công cụ, các bạn nhấn vào tab Insert -> tiếp đến chọn SmartArt.
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại SmartArt, tại đây có rất nhiều hình dạng, biểu đồ mà Microsoft Word hỗ trợ cho người dùng sử dụng nhanh. Các bạn chọn biểu đồ mình muốn tạo, sau đó nhấn chọn OK.
Lập tức sẽ xuất hiện sơ đồ như hình bên dưới.
Bước 3: Bây giờ các bạn có thể chỉnh sửa tên, chức danh, bộ phận, …tại phần Text. Bạn nhấn vào Text và chỉnh sửa.
Trang trí sơ đồ
Sau khi nhập hoàn thành phần Text, bạn có thể chính sửa hoặc thêm màu sắc cho sơ đồ trở nên đặc sắc hơn. Với sơ đồ này, các bạn có thể thêm hình ảnh của từng nhân viên trong bộ phận, hay công ty bạn.
Để chỉnh sửa, các bạn chọn Design trên thanh công cụ, và chọn Change Colors. Tại đây, có nhiều màu sắc phong phú, đa dạng để bạn lựa chọn.
Để thêm mũi tên và đường thẳng, các bạn vào Insert, chọn Shapes như cách 1 nhé.
Ngoài ra, các bạn cũng có thể thay đổi những giao diện sơ đồ khác theo ý mình. Cho những sơ đồ sinh động và bắt mắt hơn.
Các bạn cũng có thể nhấn vào hình khối, nhấn chuột phải rồi chọn các kích cỡ, màu sắc của chữ sao cho phù hợp.
Như vậy, mucindaitin.com đã giới thiệu đến các bạn 2 cách vẽ sơ đồ trong word đơn giản và nhanh chóng. Đảm bảo sếp bạn sẽ không khỏi ngạc nhiên và hài lòng sơ đồ mà bạn đã làm. Các bạn lưu ý thêm một điều nữa là chúng ta có thể tạo sơ đồ cho bất kì trường hợp nào. Như quy trình sản xuất, đường đi của một dây chuyển sản phẩm nào đó, …đều có thể áp dụng được nhé.