Khi thực hiện thao tác với một file Word có dung lượng quá lớn. Thì bạn sẽ gặp nhiều khó khăn trong công việc, chẳng hạn như tốn nhiều thời gian vì mở hoặc lưu file chậm, treo máy và còn nhiều vấn đề khác. Để tìm hiểu kĩ hơn, trong bài này mucindaitin.com sẽ giải thích rõ hơn đến các bạn, tại sao chúng ta phải thực hiện nén file word. Công việc có bị ảnh hưởng gì khi gặp file word có dụng lượng lớn không và thực hiện cách nén file word như thế nào.
>>Xem thêm nhiều bài viết khác:
- Crack office 2016 tool vĩnh viễn+ product key active 2021 free
- Hướng dẫn cách chuyển PDF sang Word không lỗi font
- Crack office 365 vĩnh viễn+ Product key active update 2021 free
- Hướng dẫn 3 cách chèn ảnh vào word đơn giản nhất
- Các phím tắt trong Word ai cũng nên biết
- Hướng dẫn xóa bỏ gạch đỏ trong word đơn giản và nhanh chóng
- Cách khắc phục máy in không in được file pdf đơn giản
- Bí quyết cách in 2 mặt không bị ngược Canon, Hp, Brother
Nén file word là gì?
Nén file word là chúng ta sẽ dùng một thuật toán để loại bỏ các đoạn mã trùng lặp trong file word. Giúp file chuyển định dạng thông tin với dung lượng ít hơn so với file gốc. Hiểu một các đơn giản hơn, file word của bạn có dung lượng lớn, gây trở ngại trong công việc. Vì vậy chúng ta cần phải nén file lại để có dung lượng nhỏ hơn so với dung lượng ban đầu.
Tại sao chúng ta phải nén file word
Khi chúng ta sử dụng file word có dung lượng quá lớn, chúng ta sẽ gặp những vấn đề khó khăn như sau.
- Thao tác lưu, sao chép, dán hoặc mở file word rất lâu. Bạn phải chờ nó load xong mới thực hiện được thao tác tiếp theo.
- Nếu có nhiều file word được lưu trên ổ đĩa của máy tính bạn. Thì sẽ làm cho ổ đĩa nhanh đầy dung lượng. Lúc này bạn sẽ không còn dung lượng để lưu những file, hình ảnh hay dữ liệu khác.
- Làm bạn mất thời gian chờ đợi, ảnh hưởng đến những công việc khác.
- Khi chia sẻ trên mạng internet như gởi file qua email, zalo, …gặp khó khăn như gởi đi chậm hoặc không thể gởi vì dung lượng file quá lớn.
Với những lí do như trên, các bạn cũng đã hiểu rằng vì sao chúng ta nên nén file word rồi phải không nào. Trước khi tìm hiểu cách nén file word như thé nào. Hãy cùng mucindaitin.com tìm hiểu những nguyên nhân làm cho file word có dung lượng lớn nhé.
Nguyên nhân làm cho file word có dung lượng lớn
Có rất nhiều nguyên nhân khác nhau, làm cho dung lượng của file word lớn, các bạn tham khảo như bên dưới.
- File word có chứa hình ảnh có kích thước quá lớn.
- Dữ liệu quá nhiều, quá nhiều định dạng khác nhau.
Còn có những tính năng khác làm cho dung lượng file nặng hơn như tính năng AutoRecover, tính năng nhúng font chữ, …
Hướng dẫn các cách nén dung lượng file word
Cách 1: Nén ảnh đã chèn trực tiếp trong file word
Một số file word như báo cáo, thuyết trình hay đặc biệt là các file có chứa hình ảnh như giới thiệu. Quảng cáo sản phẩm, thì những file này có dung lượng rất lớn. Vì vậy, chúng ta cần phải biết cách nén hình ảnh có chứa trong file word, để dung lượng giảm xuống.
File word trước khi chúng ta thực hiện nén, có dung lượng như sau:
Bây giờ, chúng ta sẽ thực hiện cách nén file word theo các bước sau nhé.
Bước 1: Mở file word có chứa ảnh mà bạn cần nén, để hiển thị thẻ Format trên thanh công cụ, các bạn phải nhấn chuột vào hình ảnh, tiếp theo chọn thẻ Format -> rồi nhấn vào biểu tượng có hình vuông như bên dưới, ở một số phiên bản khác thì nó sẽ hiển thị chữ Compress Pictures.
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Compress Pictures, các bạn nhấn bỏ dấu tích ở mục Apply only to this picture (không áp dụng nén cho tất cả các hình ảnh). Tích chọn các mục để nén ảnh tùy theo mục đích của bạn, sau đó nhấn OK để hoàn thành.
Các bạn lưu ý nội dung trong hộp thoại Compress Pictures.
- Print (220 ppi): Excellent quality on most printers and screens: Làm giảm tối đa dung lượng cho file word.
- Screen (150 ppi): Good for web pages and projectors: Tốt cho việc chia sẻ lên web, lưu trong project.
- E-mail (96 ppi): Để chia sẻ qua email
- Use document resolution: Để dữ liệu ở chế độ mặc định.
Tương tự, làm như các bước trên cho các hình ảnh còn lại, nếu file word của bạn có chứa nhiều hình ảnh.
Sau khi hoàn thành, các bạn có thể kiểm tra lại dung lượng của file word sau khi đã nén ảnh. Dung lượng đã giảm còn bao nhiêu nhé.
Lưu ý: Trong file Excel, các bạn cũng có thể thực hiện giảm dung lượng như cách trên. Cho những file excel có chứa hình ảnh.
Cách 2: Giảm dung lượng cho file word bằng cách tắt tính năng sửa ảnh
Ngoài ra, các bạn có thể giảm dung lượng cho file có chứa hình ảnh, bằng cách tắt tính năng chỉnh sửa ảnh như sau.
Bước 1: Mở file word có chứa hình ảnh, nhấn vào File trên thanh công cụ, sau đó chọn Options như hình bên dưới.
Bước 2: Sau đó sẽ xuất hiện hộp thoại Word Options, các bạn nhìn xuống phía dưới và nhấn chọn Advance để cài đặt chuyên sâu.
Bước 3: Ở menu phía bên phải mục Image Size and Quality nhấn bỏ dấu tích ở tùy chọn Do not compress Image file. Sau đó nhấn Ok để hoàn thành.
Chúng ta sẽ xem dung lượng của file word, sau khi thực hiện theo cách trên. Dung lượng đã giảm đi đáng kể rồi đúng không các bạn.
Với cách thực hiện này, vừa đơn giản mà lại không mất công lặp lại thao tác thực hiện. Giảm dung lượng cho từng hình ảnh như ở cách thứ nhất.
Cách 3: Lưu file với định dạng Docx.
Kể từ phiên bản word 2007 thì Microsoft đã cho ra mắt với định dạng lưu trữ mới .docx. Nó hoạt động giống như file zip, giúp nén dữ liệu trong file. Vì thế, khi bạn muốn giảm dung lượng cho file word vẫn còn định dạng cũ .doc thì bạn có thể chuyển nó qua định dạng mới là .docx mới. Cách thực hiện rất đơn giản và nhanh chóng như sau:
Bước 1: Mở file word bạn đang cần nén, nhấn vào File trên thanh công cụ, tiếp theo chọn Info, chọn Convert.
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại hiển thị, nhấn nút OK rồi nhấn chọn nút Save để lưu file word với định dạng .docx mới, bây giờ dung lượng file của bạn đã giảm đáng kể. Bạn hãy kiểm tra thử nhé.
Cách 4: Nén tất cả các hình ảnh trong 1 file word
Nếu file word của bạn cần chèn nhiều hình ảnh. Mà bạn muốn giảm dung lượng cho file thì cách nén file word sau đây sẽ giúp bạn thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bạn không phải mất thời gian để nén từng hình ảnh như cách đầu tiên.
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở file word có chứa nhiều hình ảnh mà bạn cần giảm dung lượng.
Bước 2: Trên thanh công cụ, các bạn chọn File, tiếp theo chọn Save as.
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Save As, các bạn nhấn nút Tools ở góc phía dưới bên phải
Bước 4: Trong list menu xổ xuống, bạn chọn Compress Pictures.
Bước 5: Trong hộp thoại Compress Pictures sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để nén hình ảnh. Chẳng hạn như HD, in ấn, chia sẻ lên web, để gửi email, … Tùy vào mục đích sử dụng mà các bạn chọn phù hợp, cuối cùng nhấn nút OK.
Cách 5: Nén file word bằng cách tắt tính năng AutoRecover
Tính năng AutoRecover là một tính năng quan trọng trong Word. Ngoài việc cho phép bạn lấy lại những file dữ liệu đang làm dở dang mà do sự cố làm cho máy tính sập nguồn, quên lưu hoặc mất điện. Tính năng AutoRecover nó còn góp phần làm cho dung lượng file word của bạn tăng lên. Vì vậy, để làm giảm dung lượng của file word, các bạn cũng cần phải tắt tính năng này đi.
Các bạn thực hiện cách nén file word này như sau:
Bước 1: Trên thanh công cụ của file word bạn đang mở, truy cập vào File, sau đó chọn Options.
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Word Options, các bạn chọn Save -> tiếp theo bỏ tick mục Save AutoRecover information every. Sau đó, chỉ cần nhấn nút OK để hoàn thành.
Cách 6: Nén file word bằng cách tắt tính năng nhúng font chữ
Nhúng font chữ vào file Word là một tính năng giúp bạn có thể lưu trữ hay chia sẻ với bất kỳ người dùng nào khác. Hoặc sử dụng và tải trên những máy tính khác nhau mà không bị lỗi font chữ. Tính năng này thật sự hữu ích cho những file Word có rất nhiều loại font chữ khác nhau.
Tuy nhiên, được phải ưu điểm này thì lại gặp phải nhược điểm khác. Nó sẽ làm tăng dung lượng cho file word của bạn. Vì vậy, cách nén file word trong trường hợp này là bạn phải tắt tính năng nhúng font chữ trong văn bản của bạn. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh công cụ của file word bạn đang mở, truy cập vào File, sau đó chọn Options.
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Word Options, các bạn chọn Save -> tiếp theo bỏ tick mục Embed fonts in the file, sau đó nhấn nút Ok để hoàn thành.
Các bạn có thể nhìn ảnh dưới đây và so sánh dung lượng các file với nhau, sẽ thấy được sự khác biệt trước và sau khi thực hiện. File word đầu tiên có dung lượng hơn 2,5MB, file này được nhúng toàn bộ font chữ. File word thứ 3 chỉ có dung lượng 548KB khi bỏ đi tính năng nhúng font chữ.
Một số lưu ý khi nén file word
Ngoài những cách nén file trong word đã nêu trên. Các bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây, tránh làm cho file word của bạn có dung lượng lớn trong quá trình sử dụng và làm việc.
Nên chỉnh sửa hình ảnh trước khi thêm vào tài liệu
Các bạn nên thực hiện chỉnh sửa hình ảnh như cắt, thêm chữ, logo, …trước khi chèn vào file word. Vì nếu các bạn thực hiện chỉnh sửa hình ảnh trực tiếp word, thì nó vẫn giữ dung lượng giống như ảnh gốc ban đầu, và điều này sẽ làm tăng dung lượng file word của bạn lên đáng kể.
Chèn ảnh vào word không nên copy, paste
Khi muốn chèn hình vào file word, các bạn nên copy và dán vào phần mềm Paint, sau đó mới copy vào file word, như vậy file của bạn sẽ không bị nặng dung lượng. Trên phần mềm Paint các bạn cũng có thể dùng chức năng Resize để điều chỉnh kính thước, mà không làm thay đổi chất lượng của hình ảnh đó.
Sao chép tất cả dữ liệu vào một file word mới
Một cách nhanh nhất khi bạn không biết nguyên nhân vì sao file word của mình lại có dung lượng lớn đến như vậy, mà bạn đang cần gấp thì bạn nên mở một file word mới, sau đó copy tất cả dữ liệu từ file cũ sang file mới.
File mới của bạn sẽ không còn bất kỳ thao tác lưu background trước đó, cũng như không có thông tin AutoRecover hay các phiên bản trước. và điều này sẽ giảm dung lượng file của bạn.
Như vậy, trên đây là toàn bộ 6 cách nén file word đơn giản nhất mà mucindaitin.com đã chia sẻ đến các bạn. Nó có thể áp dụng trên tất cả các phiên bản Word 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003. Hi vọng các bạn có thể tìm cho mình cách thực hiện dễ dàng và hiệu quả nhất, để giảm dung lượng cho file word.