Mục lục trên trang này
Hóa đơn điện tử là một trong loại hóa đơn đang được nhiều cá nhân tổ chức lựa chọn sử dụng và thay thế loại hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng kết xuất hóa đơn không thể tránh khỏi các sai sót. Vậy cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai như thế nào? Mucindaitin.com sẽ giải đáp thắc mắc trong bài viết dưới đây.
>>Mời bạn xem thêm các bài viết khác:
- Cách xuất hóa đơn điện tử – Top các phần mềm hóa đơn uy tín
- Top các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín nhất hiện nay
- Hướng dẫn chèn dấu tích trong word đơn giản và nhanh chóng
- Crack office 365 vĩnh viễn+ Product key active update 2021 free
- Hướng dẫn cách in tài liệu trên máy tính
- Crack office 2016 tool vĩnh viễn+ product key active 2021 free
- Cách in 2 mặt máy in Canon 2900 cho word excel pdf
Những ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm hơn hóa đơn giấy cụ thể như sau:
- Hoá đơn điện tử sẽ tạo thuận lợi, và tăng năng suất cho doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp, công ty hay người bán không cần tốn quá nhiều chi phí về giấy để in hóa đơn như cách thông thường. Giúp bảo vệ môi trường.
- Tạo sự an tâm cho người mua hàng và các dịch vụ. Hóa đơn điện tử sẽ giúp các cá nhân có thể kiểm tra được trên hệ thống của chính cơ quan Thuế. Và giúp người mua có thể biết chính xác các thông tin của hóa đơn người bán.
- Thúc đẩy sự phát triển của các sàn thương mại điện tử.
- Giúp người mua hàng dễ dàng tra cứu và đối chiếu hóa đơn do người bán cung cấp bằng hình thức trực tuyến.
- Với các đơn vị bán hàng và cung ứng các dịch vụ. Việc thực hiện đúng các quy định kết xuất hóa đơn điện tử đúng. Qua đó góp phần tạo nên một thị trường kinh doanh thật bình đẳng và lành mạnh. Đồng thời, giúp thúc đẩy các hoạt động kinh doanh của các tổ chức và doanh nghiệp, …
- Đối với các cơ quan thuế và nhà nước. Sử dụng hóa đơn điện tử thay hóa đơn truyền thống tạo thuận lợi cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu về các hóa đơn. Qua đó, góp phần thuận lợi trong việc quản lý bộ máy và các thủ tục về luật pháp và thuế.
Các nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử khi bị sai
Các sai sót trong quá trình lập hóa đơn, in kê khai là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, vẫn có thể khắc phục các sai sót được.
Trong trường hợp nếu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp tổ chức bán hàng đã lập có sai sót. Doanh nghiệp, tổ chức cần tiến hành phải cấp lại mã của cơ quan Thuế hoặc nếu có sai sót cần phải điều chỉnh. Hoặc phải thay thế thì người bán có thể thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót. Trong trường hợp nhiều hóa đơn điện tử bị sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào. Nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của việc kê khai thuế của thuế giá trị gia tăng và phát sinh hóa đơn điện tử cần được điều chỉnh khi sai sót.
Nếu hóa đơn điện tử đã được lập gặp tình trạng sai sót. Người bán đã kịp thời điều chỉnh hay thay thế. Tuy nhiên, người bán lại tiếp tục phát hiện có sai sót. Thì các lần xử lý tiếp theo sẽ thực hiện theo hình thức đã xử lý sai sót như lần đầu.
- Trong các trường hợp lập hóa đơn thu tiền trước hoặc cung cấp các dịch vụ sau đó. Và phát sinh việc hủy hay chấm dứt việc cung cấp các dịch vụ. Người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót và thông báo với cơ quan Thuế có thẩm quyền.
- Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gặp trường hợp không có ký hiệu mẫu số hóa đơn. Hoặc hóa đơn không có ký hiệu hóa đơn hay số hóa đơn có sai sót. Người bán chỉ cần thực hiện các điều chỉnh đồng thời không cần thực hiện hủy hoặc thay thế.
- Nếu nội dung về giá trị tại hóa đơn điện tử bị sai sót. Người bán tiến hành điều chỉnh tăng hoặc giảm đúng với mức thực tế điều chỉnh.
Các trường hợp cần xử lý hóa đơn điện tử viết sai mà bạn nên biết
Hóa đơn điện tử bị sai nhưng chưa gửi cho người mua
Với trường hợp hóa đơn điện tử của công ty doanh nghiệp đã có mã thuế của cơ quan Thuế. Và người bát phát hiện có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua.
Công ty doanh nghiệp tiến hành thông báo cho cơ quan Thuế để hủy hóa đơn bị sai sót. Đồng thời, phải lập hóa đơn mới để thay thế hóa đơn bị sai. Sau đó, công ty doanh nghiệp phải tiến hành gửi đến cơ quan Thuế để được cấp mã. Cơ quan Thuế có thẩm quyền sẽ hủy hóa đơn điện tử bị sai sót đã lưu trên hệ thống thông tin.
Hóa đơn điện tử bị sai có mã và đã gửi cho người mua
Với trường hợp hóa đơn điện tử bị sai có mã và đã gửi cho người mua sẽ có hai trường hợp xảy ra. Đối với trường hợp, hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót tên cùng địa chỉ người mua. Tuy nhiên, hóa đơn lại không sai mã số thuế và các thông tin khác không sai sót. Trong trường hợp này, công ty doanh nghiệp cần tiến hành thông báo cho người mua và không cần phải lập lại hóa đơn mới.
Trường hợp hóa đơn điện tử bị sai có mã và đã gửi cho người mua khi có sai sót về mã số thuế. Hoặc hóa đơn bị sai sót về số tiền, thuế suất hoặc hoàng hóa. Doanh nghiệp, tổ chức có thể lựa chọn sửa hóa đơn sai sót một trong hai cách sau đây:
- Cách đầu tiên: Doanh nghiệp tổ chức hay người bán phải lập hóa đơn để điều chỉnh các sai sót. Cả người bán và người mua tiến hành lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ các sai sót. Văn bản thỏa thuận hay hóa đơn điều chỉnh các sai sót phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Cách thứ 2: Doanh nghiệp công ty hay người bán khi có sai sót tiến hành lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ. Cũng giống như cách 1, người bán và người mua thỏa thuận và lập văn bản và ghi rõ sai sót. Trên văn bản đó phải ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Xử lý hóa đơn điện tử bị sai trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế
Với trường hợp hóa đơn điện tử khi kết xuất của người bán nhưng không có mã số của cơ quan Thuế. Trong trường hợp này, người bán phải gửi trực tiếp. Hoặc cách khác là thông qua các tổ chức trung gian có cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử. Người bán gửi cho người mua và xử lý các sai sót hóa đơn điện tử như sau:
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập của người bán hay doanh nghiệp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua. Nhưng không sai mã số thuế và những nội dung khác không sai sót. Trong trường hợp này, doanh nghiệp hay người bán tiến hành thông báo cho người mua và không phải lập hóa đơn mới. Nếu đã gửi các dữ liệu hóa đơn có sai sót cho cơ quan thuế. Thì người bán phải thông báo với cơ quan Thuế về hóa đơn điện tử có sai sót.
Trường hợp 2 nếu hóa đơn đã lập có mã số thuế và bị sai sót về mã số. Đồng thời sai sót số tiền ghi trên hóa đơn, tiền thuế hay tiền hàng. Thì doanh nghiệp hay cá nhân tiến hành chỉnh sửa bằng một trong hai cách sau:
- Cách 1: Người bán, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót:
Người bán và người mua tiến hành lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót (nếu trước đó hai bên có thỏa thuận). Hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử bị sai sót:
Người bán và người mua tiến hành lập văn bản thỏa thuận và đồng thời ghi rõ sai sót (trường hợp trước đó hai bên có thỏa thuận). Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót
Cơ quan thuế tiến hành thông báo mẫu hóa đơn điện tử bị sai cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành. Kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
- Theo thời gian thông báo được ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Người bán tiến hành thực hiện các thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành. Và kèm theo đó là Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
- Khi hết thời hạn của thông báo được ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Nhưng người bán vẫn không thông báo với cơ quan thuế. Với trường hợp này cơ quan thuế tiếp tục tiến hành thông báo lần 2 cho doanh nghiệp, người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT phụ lục IB. Nếu trường hợp quá thời hạn cho thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán vẫn không có thông báo. Thì cơ quan thuế sẽ xem xét và chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Với cách xử lý theo hai cách trên, theo nguyên tắc khi doanh nghiệp hay người bán xuất hóa đơn. Nhưng có sự sai sót về hóa đơn điện tử cho người mua. Doanh nghiệp hay người bán tức người xuất hóa đơn phải thì phải tiến hành xử lý sai sót. Xử lý bằng cách thực hiện thông báo cho cơ quan Thuế về sai sót. Và xuất hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh để xử lý sai sót và gửi cho người mua, gửi cơ quan Thuế. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp hay người mua có các cách thức xử lý như đã nêu ở trên.
Các lưu ý cho người mua khi xử lý hóa đơn điện tử xuất sai
Khi hóa đơn điện tử do người bán kết xuất kê khai thuế sai các thông tin. Như tên hàng hóa, dịch vụ, mã số thuế hay đơn vị tính hoặc ngày tháng năm. Với những sai sót này, đây là sai sót về nội dung và không ảnh hưởng đến số tiền. Nên người mua chỉ cần tiến hành điều chỉnh bằng cách lập biên bản điều chỉnh. Đồng thời, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn về lại nội dung đúng.
Với trường hợp, hóa đơn điện tử của người bán đã kết xuất, kê khai thuế có sự sai sót về các con số hay số tiền. Doanh nghiệp hay người bán tiến hành điều chỉnh và xuất hóa đơn. Nếu viết sai cao hơn mức tiền giao dịch thì cần làm điều chỉnh giảm. Và trường hợp ngược lại, nếu viết sai thấp hơn thì cần tiến hành điều chỉnh tăng. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi âm. Biên bản điều chỉnh hay biên bản hủy hóa đơn điện tử sai sót nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và phải ký điện tử. Ngược lại, nếu bên người mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh chỉ cần lập bằng giấy và được ký trực tiếp.
Trên đây là những chia sẻ về cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai, các nguyên tắc xử lí và một số lưu ý. Hy vọng với những chia sẻ của mucindaitin.com, các bạn đã có thêm các thông tin hữu ích. Nếu còn bất kỳ thắc mắc hay có nhu cầu mua các sản phẩm mực in văn phòng phẩm. Các bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua website.