Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn phổ biến và ngày càng được sử dụng nhiều. Theo quy định của pháp luật hiện hành đối với doanh nghiệp. Các doanh nghiệp trước khi thành lập, việc phát hành điện tử cần phải nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Vậy hồ sơ thông báo gồm các thủ tục gì? Cách thức nộp ra sao? Mucindaitin sẽ chia sẻ trong bài viết dưới đây, cùng theo dõi để hiểu rõ nhé.
>>Mời bạn xem thêm các bài viết khác:
- Cách xuất hóa đơn điện tử – Top các phần mềm hóa đơn uy tín
- Top các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín nhất hiện nay
- Hướng dẫn chèn dấu tích trong word đơn giản và nhanh chóng
- Crack office 365 vĩnh viễn+ Product key active update 2021 free
- Hướng dẫn cách in tài liệu trên máy tính
- Crack office 2016 tool vĩnh viễn+ product key active 2021 free
- Cách in 2 mặt máy in Canon 2900 cho word excel pdf
Tóm tắt nội dụng
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn mới do Bộ Tài chính áp dụng cho các công ty, doanh nghiệp kinh doanh hiện nay. Thay thế cho việc cá nhân hay tổ chức phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử, giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin trở nên tiện lợi và mang lại hiệu quả hơn. Giúp thúc đẩy việc phát triển kinh doanh của các doanh nghiệp. Và giúp cho việc tính toán thuế sẽ được dễ dàng hơn.
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC đã có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính. Tại Thông tư này đã quy định: Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa. Cung ứng các dịch vụ được tạo, lập và gửi, nhận đồng thời lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử sẽ được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về các giao dịch điện tử.
Và hóa đơn điện tử phải bảo đảm đủ hai nguyên tắc là xác định số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian. Và nguyên tắc thứ hai đó là, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì?
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử có nghĩa là chuyển sử dụng từ các hóa đơn truyền thống. Như hóa đơn giấy hay hóa đơn tự in chuyển sang hóa đơn điện tử của công ty doanh nghiệp đến cơ quan thuế.
Việc làm này là việc làm bắt buộc cho doanh nghiệp cá nhân tổ chức. Đây là việc cần thiết để các cơ quan thuế có thể nắm bắt được công ty doanh nghiệp đang sử dụng loại hình thức hóa đơn nào. Và sử dụng hóa đơn đó có đúng theo quy định của pháp luật hiện hành hay không.
Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ bao gồm giấy quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và cuối cùng là mẫu hóa đơn.
Trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hay công ty cần bắt buộc phải thực hiện việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp hay công ty phải được gửi đến các cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Và việc gửi chỉ chậm nhất là 5 ngày trước khi công ty doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và nội trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Tuy nhiên, theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định rằng thông báo phát hành hóa đơn cùng mẫu hóa đơn điện tử phải được gửi đến các cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai là 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn bao gồm hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa hay dịch vụ trong suốt thời gian doanh nghiệp sử dụng hóa đơn.
Các cơ quan quản lý thuế phải có trách nhiệm hướng dẫn cho doanh nghiệp kinh doanh thanh lý các hợp đồng in khi đã lập tờ thông báo phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng và sẽ không phải bị xử phạt.
Trong trường hợp khi nhận được thông báo phát hành do công ty doanh nghiệp gửi đến. Các cơ quan thuế có thẩm quyền phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Công ty hay doanh nghiệp có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
Cách phương thức gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Để gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Công ty hay doanh nghiệp sau khi đã chuẩn bị và hoàn thành hết hồ sơ. Có thể lựa chọn một trong những phương thức sau để có thể gửi đến các cơ quan thuế có thẩm quyền:
Cách đầu tiên: Doanh nghiệp, công ty có thể thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng internet.
Cách thứ 2: Doanh nghiệp hay công ty nộp thông báo phát hành trực tiếp tại các cơ quản thuế quản lý trực tiếp có thẩm quyền.
Nếu doanh nghiệp lựa chọn theo hình thức 1, hiện nay có rất nhiều ứng dụng phần mềm có thể hỗ trợ trong đó có thể kể đến như E-invoice. Phần mềm này có hỗ trợ xuất file trực tiếp dưới dạng file .xml. File xuất ra này có thể gửi đến cổng thông tin của Tổng cục thuế. Cá nhân hay tổ chức sẽ tiến hành đăng nhập vào link nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp hồ sơ.
Sau khi vào link trên, công ty hay doanh nghiệp tiến hành đăng nhập tài khoản theo mã số thuế. Tiếp theo đó lựa chọn Tài khoản và bấm vào mục Đăng ký thêm tờ khai. Tiếp đến chọn vào Thông báo phát hành hóa đơn bấm chọn Tiếp tục và nộp tờ khai sau đó tải file .xml là bạn đã nộp xong hồ sơ thông báo.
Sau khi đã nộp hồ sơ, công ty có thể cần chờ 2 ngày làm việc để các cơ quan thuế phản hồi. Truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn và kiểm tra thông tin phát hành của doanh nghiệp. Nếu cơ quan thuế đã đồng ý thì công ty hay doanh nghiệp có thể khởi tạo và lập, phát hành hóa đơn điện tử.
Nếu doanh nghiệp lựa chọn cách nộp trực tiếp đến các cơ quan. Sau khi điền đầy đủ thông tin quyết định và phát hành và in giấy ra. Chủ công ty hay doanh nghiệp cần ký phải xác nhận và đóng dấu lên tờ thông tin đầy đủ thì bộ hồ sơ mới được coi là hợp lệ. Doanh nghiệp có thể nhận kết quả sau 2 ngày làm việc. Nếu hồ sơ có đủ điều kiện sử dụng theo đúng quy định thì hồ sơ sẽ được duyệt nhanh chóng.
Với hai lựa chọn trên, doanh nghiệp hay cá nhân có thể tùy vào điều kiện của bản thân mà lựa chọn phương thức phù hợp để thuận tiện cho việc thông báo phát hành nộp hồ sơ.
Các bước nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử đầu tiên qua hình thức trên mạng
Nộp hồ sơ qua hình thức trên mạng, internet qua các ứng dụng hỗ trợ là phương thức nhiều cá nhân, doanh nghiệp công ty lựa chọn. Với hình thức này, cá nhân hay doanh nghiệp có thể chủ động và tự làm mọi việc. Không cần phải đi xa xếp hàng chờ đợi nộp hồ sơ. Làm trên mạng vừa nhanh chóng, gọn lẹ. Và cá nhân hay doanh nghiệp không cần phải di chuyển. Các bước nộp hồ sơ qua mạng sẽ lần lượt và cụ thể các bước như sau:
Bước 1: Lập mẫu qua các link
Để có thể lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, các cá nhân hay doanh nghiệp cần phải cài đặt phần mềm HTKK. Nếu vẫn chưa cài đặt phần mềm HTKK, cá nhân hay doanh nghiệp có thể download HTKK tại Easyinvoice tại: Tài nguyên chọn vào phần mềm hỗ trợ và cuối cùng Nhấn vào nút tải HTTK.
Sau khi đã cài đặt xong HTTK, cá nhân hay doanh nghiệp cần tiến hành đăng nhập phần mềm thông qua mã số thuế của mình. Các bước thực hiện sẽ lần lượt là tại mục Hóa đơn cá nhân tiến hành bấm chọn Click vào Thông báo phát hành hóa đơn. Sau đó, điền đầy đủ thông tin và tiến hành kết xuất .xml.
Bước 2: Bước tiếp theo là đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi đã tiến hành kết xuất xml như bước 1 đã hướng dẫn. Bước thứ 2 trong quy trình, cá nhân hay doanh nghiệp tiến hành truy cập đường link qua website https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/ và sau đó đăng nhập vào phần doanh nghiệp.
Tiếp theo tại mục tài khoản ấn vào đăng ký và thêm tờ kê khai. Tại mục thông báo hóa đơn, cá nhân cần tiến hành tích vào dòng 102 | TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn và nhấn chọn tiếp tục. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành nộp thông báo phát hành hóa đơn bằng việc bấm vào mục “Nộp tờ khai” và tải lên file thông báo định dạng XML đã tải về khi nãy.
Bước 3: Nộp quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử cùng hóa đơn mẫu bản word
Bước cuối cùng trong các bước nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử. 3 mẫu là quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản word phải được scan và trước khi tiến hành scan phải định dạng word.
Sau bước 1 và 2, trên cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn, cá nhân hay tổ chức tiến hành chọn vào mục tra cứu. Ở mục Tờ khai, cá nhân hay tổ chức tiến hành lựa chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn. Sau đó lựa chọn file word đính kèm và chọn vào ký nộp. Vậy là đã xong các bước.
Sau khoảng 2 ngày làm việc và xét duyệt, cá nhân hay tổ chức có thể tiến hành xem hóa đơn đã phát hành thành công hay chưa và để sử dụng. Doanh nghiệp có thể kiểm tra tại http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Để kiểm tra hóa đơn của mình đã có đầy đủ thông tin chưa. Nếu chưa có kết quả, doanh nghiệp có thể in một bản cứng hồ sơ và tiếp hành gửi đến cơ quan thuế.
Bằng cách thực hiện các bước trên, hóa đơn đã có hiệu lực và có thể sử dụng được.
Vừa rồi, là những chia sẻ về thông báo phát hành hóa đơn điện tử, các phương thức và các bước nộp hồ sơ qua mạng. Hy vọng với những chia sẻ của mucindaitin ở trên. Sẽ giúp các bạn hay doanh nghiệp có thêm nhiều thông tin hữu ích về thông báo hóa đơn điện tử. Ngoài ra, nếu bạn có thắc mắc gì về mực in, văn phòng phẩm…. Thì nhớ để lại bình luận bên dưới. Và đừn quên theo dõi trang wed mucindaitin.com để cập nhật nhiều thông tin bổ ích khác.